Startup Profile
OptiMigration

Stellt euch kurz vor

Erkläre in 3 Sätzen, was Optimigration ist! Seit wann gibt es Optimigration?

OptiMigration ist eine KI-gestützte Plattform, die die Dokumenten- und Vollständigkeitsprüfung in Verfahren der Fachkräfteeinwanderung automatisiert. Arbeitgeber, Personalvermittler und Behörden erhalten damit in Minuten statt Wochen eine belastbare Aussage darüber, ob eine Bewerbungsakte vollständig, plausibel und verfahrensfähig ist – und was konkret fehlt. OptiMigration ist ein Spin-off der TU Darmstadt und wird seit Februar 2026 über das EXIST-Gründungsstipendium gefördert; das Team sitzt in Frankfurt am Main und Darmstadt.

Wie kam die Idee zustande und welche Herausforderungen galt es zu meistern?

Die Idee entstand aus der Praxis: Aus der Beratung internationaler Fachkräfte und Studierender wurde immer wieder dasselbe Muster sichtbar. Verfahren scheitern selten an der Qualifikation der Menschen, sondern an Formalien – ein fehlender Apostille-Stempel, eine nicht beglaubigte Übersetzung, eine Namensabweichung zwischen Pass und Zeugnis. Unser Leitsatz dazu: Deutschland hat keine Talentlücke, es hat eine Verfahrenslücke. Heterogene Regelwerke: Anforderungen unterscheiden sich je nach Aufenthaltstitel, Herkunftsland, Berufsgruppe, Bundesland und teilweise je nach einzelner Behörde. Das lässt sich nicht mit einer einzigen Checkliste abbilden. Die Herausforderungen lagen weniger im Erkennen des Problems als in seiner Beherrschbarkeit. Die Anforderungen unterscheiden sich je nach Aufenthaltszweck, Herkunftsland, Berufsgruppe und Region erheblich, sodass sich das Thema nicht mit einer einzigen Checkliste abbilden lässt. Gleichzeitig kommen die Unterlagen in einer Form, mit der klassische Software nicht umgehen kann: Handyfotos, Scans schwankender Qualität, fremdsprachige Urkunden, Stempel und handschriftliche Vermerke. Weil wir mit hochsensiblen personenbezogenen Daten arbeiten, war Datenschutz für uns von Anfang an eine Architekturfrage und kein nachgelagertes Thema – wir haben uns früh für eine vollständig europäische Verarbeitung entschieden. Und schließlich mussten wir eine klare Grenze ziehen: OptiMigration prüft Vollständigkeit und Plausibilität, ersetzt aber weder eine rechtliche Bewertung noch eine behördliche Entscheidung.

Wie funktioniert Optimigration und inwiefern unterstützt KI dieses Projekt?

Der Ablauf ist für die Nutzerinnen und Nutzer bewusst einfach gehalten: Eine Akte wird hochgeladen, und die Plattform gibt kurz darauf eine strukturierte Rückmeldung darüber zurück, welche Anforderungen erfüllt sind, welche nicht und was nachgefordert werden muss. Die künstliche Intelligenz übernimmt dabei den Teil, der Menschen bislang die meiste Zeit kostet – das Lesen und Verstehen unstrukturierter Dokumente in unterschiedlichen Sprachen und Formaten sowie das Herausziehen der verfahrensrelevanten Informationen. Entscheidend ist für uns, was danach passiert. Die eigentliche Prüfaussage entsteht nicht als freie Modellantwort, sondern durch einen Abgleich der ausgelesenen Informationen mit den hinterlegten Verfahrensanforderungen. Dadurch ist jedes Ergebnis nachvollziehbar und reproduzierbar, und jede Aussage lässt sich bis zur Fundstelle im Originaldokument zurückverfolgen. Die Freigabe bleibt immer beim Menschen: Die Plattform bereitet die Entscheidung vor, sie trifft sie nicht.

Wie funktioniert die KI-gestützte Automatisierung konkret bei Routineprüfungen wie Datenverifizierung oder Vollständigkeitschecks?

Automatisiert wird das Wiederkehrende, nicht das Ermessen. Bei der Vollständigkeitsprüfung gleicht die Plattform die eingereichten Unterlagen mit dem Anforderungsprofil des jeweiligen Verfahrens ab und liefert kein pauschales „unvollständig“, sondern eine konkrete Fehlliste – also den Hinweis, welches Dokument in welcher Form noch fehlt. Bei der Datenverifizierung prüft sie Angaben über mehrere Dokumente hinweg auf Konsistenz, etwa Schreibweisen, Daten und Berufsbezeichnungen, und macht Abweichungen sichtbar, bevor der Antrag gestellt wird. Ergänzend werden formale Kriterien geprüft, zum Beispiel Gültigkeiten, Fristen und das Vorliegen erforderlicher Beglaubigungen oder Übersetzungen. Das Ergebnis ist ein übersichtlicher Prüfstatus je Anforderung, jeweils mit Verweis auf die Fundstelle, sowie eine priorisierte Liste der nächsten Schritte. Eine Prüfung, die manuell erfahrene Sachbearbeitung und 60 Minuten bis mehrere Stunden erfordert, ist damit in wenigen Minuten erledigt – und liefert bei jedem Fall ein einheitliches, dokumentiertes Ergebnis. Der praktische Gewinn liegt weniger in der eingesparten Zeit als in der vermiedenen Nachforderungsschleife, die im Verfahren sonst schnell Wochen kostet.

Was bedeutet „Open-Source-KI-Plattform“ in eurem Kontext?

An dieser Stelle würden wir die Formulierung gerne präzisieren, denn OptiMigration ist keine Open-Source-Plattform im lizenzrechtlichen Sinne. Zutreffend ist, dass wir auf einem offenen, europäischen KI-Stack aufbauen – als Frage formuliert also eher: Was bedeutet ein offener, europäischer KI-Stack in eurem Kontext? Für uns bedeutet das dreierlei. Erstens Offenheit statt Abhängigkeit: Wir setzen dort, wo es sinnvoll ist, auf Open-Source-Komponenten und auf Modelle mit offenen Gewichten, und unsere Architektur ist modellagnostisch aufgebaut. Wir können Modelle austauschen, ohne das Produkt neu bauen zu müssen – in einem sich so schnell entwickelnden Feld ist das eine strategische Entscheidung. Zweitens Datensouveränität: Verarbeitung und Hosting finden ausschließlich in der Europäischen Union statt, personenbezogene Daten werden vor der Modellverarbeitung pseudonymisiert, und Kundendaten fließen nicht in das Training von Modellen. Drittens Nachvollziehbarkeit: Unsere Prüflogik ist gegenüber Kunden offengelegt und auditierbar. Wer im Verfahrenskontext mit uns arbeitet, muss jede Prüfaussage bis zum Originaldokument zurückverfolgen können – ohne diese Transparenz wäre die Lösung im öffentlichen Sektor nicht einsetzbar.

Werfen wir einen Blick in die Zukunft: Wo könnte das Projekt in fünf Jahren stehen?

Unser Ziel ist, dass OptiMigration die Vorprüfschicht für Fachkräfteverfahren wird – die Instanz zwischen Arbeitgebern, Vermittlern und Behörden, die dafür sorgt, dass nur vollständige und prüffähige Akten in die Verfahren gelangen. Für Behörden bedeutet das weniger Nachforderungen und kürzere Bearbeitungszeiten, für Unternehmen Planungssicherheit und für die Fachkräfte selbst ein Verfahren, dessen Dauer sich vorhersagen lässt. Auf dem Weg dorthin sehen wir vor allem drei Richtungen: die Anschlussfähigkeit an bestehende behördliche Fachverfahren, damit wir keine Insellösung bleiben; die Ausweitung von der Einreise auf angrenzende Verfahren wie die Berufsanerkennung; und mittelfristig die Übertragung auf weitere europäische Länder, die dieselbe Verfahrenslücke haben. Der Anspruch ist eine europäische, souveräne Lösung für ein europäisches Problem.

Welche Meilensteine hat euer Startup bisher erreicht?

Den Ausgangspunkt bildete das EXIST-Gründungsstipendium an der TU Darmstadt mit Prof. Dr. Peter Buxmann als Mentor; das erste Meilenstein-Reporting wurde vom Projektträger bereits angenommen. Parallel wurden wir in das HIGHEST-Netzwerk der TU Darmstadt sowie in AI Startup Rising bei hessian.AI aufgenommen und konnten über das Programm im Juli 2026 am RAISE Summit in Paris teilnehmen. Der für uns wichtigste Meilenstein ist der Sprung in den produktiven Einsatz: Seit Mai 2026 läuft unser erster Pilot, ein zweiter Pilot mit einem DAX-notierten Unternehmen ist ebenfalls in Vorbereitung. Technisch haben wir in dieser Zeit eine vollständig europäische, DSGVO-konforme Architektur mit auditierbarer Prüflogik etabliert. Hinzu kommen zwei Erfolge im Wettbewerbsumfeld: Wir waren Halbfinalist beim Hessischen Gründerpreis in der Kategorie „Gründung aus der Hochschule“ und haben den International Founders Award 2026 auf Landesebene Hessen gewonnen – das Bundesfinale findet am 2. September 2026 in Frankfurt statt. Organisatorisch ist das Team auf drei Personen gewachsen, die Gründung der GmbH befindet sich in Vorbereitung.

Wird eure Lösung bereits in der Praxis eingesetzt? Wenn ja, wo?

Ja, in zwei Pilotprojekten im produktiven Einsatz. Der erste läuft seit Mai 2026 mit einem Vermittler von Pflegefachkräften aus Lateinamerika, wo wir Bewerbungsakten vor der Einreichung prüfen. Der zweite ist ein DAX-notiertes Unternehmen, das unsere Lösung im Recruiting internationaler Fachkräfte einsetzt; den Namen können wir aufgrund einer Vertraulichkeitsvereinbarung nicht nennen. Darüber hinaus stehen wir in konkreten Gesprächen mit Landkreisen, Ausländerbehörden sowie Industrie- und Handelskammern, um die Lösung auch auf der behördlichen Seite des Verfahrens zu vertiefen.